解決する課題
小さな教室・サロン・整体・工房では、お客さまの情報が1か所にまとまっていないことがよくあります。連絡先は申込用紙、やり取りはLINE、前回何をしたかは担当者の記憶、売上は月末に電卓で集計。それぞれは回っていても、探す時間と数え直す時間が毎月かかり続けます。
かといって顧客管理システムを導入するほどの規模ではない、という声もよく伺います。
このパッケージは、Googleフォームとスプレッドシートで「お客さま台帳・ご利用の記録・カルテ・月次集計」を一式お作りし、伺ったその日に動く状態でお渡しするものです。
何が変わるか
1. 登録が、フォームに入力してもらうだけになります。 はじめてのお客さまにフォームからご登録いただくと、お客さま台帳に自動で1行増え、お客さま番号も自動で振られます。お店のタブレットで、その場でご入力いただく形でも構いません。
2. ご利用の記録は、色のついた欄だけの入力になります。 ご来店のたびに1行足していただきますが、手で入力するのは黄色い欄だけです。お名前とメニューは一覧から選ぶ形で、お客さま番号・合計金額・年月は自動で入ります。
3. お客さま1人分が、1画面にまとまります。 お名前を選ぶと、連絡先・これまでのご利用回数・お支払いの合計・最後にお見えになった日・これまでの記録の一覧が、まとめて表示されます。前回の内容を探す作業がなくなります。
4. 月末の集計が、年月を選ぶだけになります。 メニューごとの件数と金額、その月にお見えになった実人数、直近12か月の推移が切り替わります。電卓で数え直す作業がなくなるのが、いちばん効果を実感していただける部分です。
進め方について
工程の内訳は上の表のとおりです。要点は、最初の30分でメニュー名と記録する項目を決めていただくこと。ここで決めた内容がそのままフォームの質問文とシートの見出しになるため、業種に合わせた言葉づかい（レッスン・施術メニュー・お預かり品など）に差し替えられます。
設置はその場で行います。お客さまのGoogleアカウントでご操作いただく箇所が1か所だけありますが、何が起きるかをご説明してから進めますのでご安心ください。
残りの1時間は使い方のご説明に充てます。ご登録・記録の入力・カルテの呼び出し・月次集計の切り替えを、実際に手を動かしていただきながら一通りご確認いただきます。
ご確認いただきたい前提
- Googleアカウントが1つ必要です。 無料のものでかまいません。当方への月額も、外部サービスへの月額も発生しません。このパッケージだけは、AIエージェントの導入も不要です。
- お客さまのGoogleドライブの中にお作りします。 フォームもスプレッドシートもお客さまの所有物になり、当方の手元にはお預かりしません。データの持ち出しも、Excel形式などで随時可能です。
- シートの名前は変更しないでください。 各シートが互いを参照して計算しているため、名前を変えると表示が崩れます。お渡し時にご説明し、スプレッドシート内にも注意書きを入れてあります。
- 同姓同名の方は、そのままでは区別されません。 ふりがなで照合する仕組みのためです。実際にぶつかった場合の書き分け方をお伝えします。
- 記録は1,000行を目安に設計しています。 それを超える規模になった場合は、拡張のご相談を承ります。
- 項目の追加・呼び方の差し替えは、当日の作業に含みます。 お渡し後に大きく作り変えたい場合は、別途ご相談ください。